Cum organizezi Programările într-un service auto mic

Telefonul sună exact când ai mâinile ocupate. Un client vrea o revizie, altul așteaptă confirmarea unei piese, iar pentru mâine ai deja două mașini în atelier. Dacă toate rămân în memorie, pe o foaie sau prin conversații, este ușor să uiți o lucrare ori să promiți aceleași ore de două ori.

Programări Interne îți pune lucrările într-un calendar simplu. Vezi câte ore ai ocupate, câte mai sunt libere și ce cereri încă nu au o zi stabilită. Este util și dacă lucrezi singur: calendarul nu este doar pentru coordonarea unei echipe, ci și pentru a-ți proteja timpul.

Ce face Programări Interne și ce nu face

Aplicația este un calendar intern pentru atelier. Tu introduci lucrările, le muți și le finalizezi. Clientul nu își face singur programarea, iar aplicația nu trimite automat mesaje SMS sau WhatsApp. Ideea este mai simplă: să vezi repede ce ai de făcut și câte ore mai poți promite clienților.

Calendarul este organizat pe zile, nu pe rampe și intervale orare. Poți nota ora unei programări, dacă te ajută, dar încărcarea zilei se calculează din durata estimată a fiecărei lucrări. Detaliile despre lansarea acestei interfețe au rămas în anunțul versiunii 2.0.

Pornește de la timpul pe care îl ai cu adevărat

În aplicația Orar programări stabilești capacitatea fiecărei zile. Nu introduci ora de deschidere și ora de închidere, ci numărul total de ore în care poți prelua lucrări. O zi cu valoarea 0 este considerată nelucrătoare și nu apare între zilele de lucru din calendar.

Dacă nu ai configurat încă Orarul, sunt folosite valorile de pornire: 8 ore de luni până vineri, 4 ore sâmbăta și 0 ore duminica. Le poți schimba oricând. Dacă lucrezi singur, merită să treci timpul realist pentru reparații, nu toate orele în care ușa service-ului este deschisă. Telefoanele, piesele și actele ocupă și ele timp.

Notează lucrarea cât încă vorbești cu clientul

Deschide Programări Interne și apasă butonul „Lucrare nouă”. În formular, primele câmpuri sunt cele de care ai nevoie cel mai des:

• marca și modelul mașinii;
• numele și telefonul clientului;
• o descriere scurtă a lucrării;
• data, dacă este deja stabilită;
• durata estimată în ore.

În „Mai multe detalii” poți adăuga numărul de înmatriculare, kilometrajul, tipul operațiunii, mecanicul, ora și statusul. Nu trebuie să completezi tot ca să notezi un apel. Scrie întâi doar cât ai nevoie ca să recunoști lucrarea, apoi revino când ai informațiile lipsă.

Nu ai o dată sigură? Folosește Agenda

Uneori clientul spune doar „te sun când ajunge piesa” sau „pot să vin săptămâna viitoare, dar nu știu în ce zi”. Nu inventa o dată doar ca să închizi conversația. Lasă ziua necompletată și apasă „Salvează în agendă”.

În Agenda apar lucrările fără dată și cele salvate pentru mai târziu. Ele nu ocupă ore într-o zi până când nu le programezi. Când clientul confirmă, deschizi rândul, alegi data și apeși „Programează”.

Alege ziua după durată, nu doar după instinct

Când selectezi data, formularul îți arată lucrările și orele rămase în zilele apropiate. Introdu o durată cât mai cinstită. Dacă un schimb de distribuție îți ia de obicei patru ore, nu îl trece cu două doar pentru ca ziua să pară liberă. Calendarul poate calcula bine numai din timpul pe care îl notezi.

În antetul fiecărei zile vezi orele programate, orele libere și o bară de încărcare. Sus apar și totalurile pentru săptămâna aceasta și săptămâna următoare.

Ora exactă este opțională

Pentru unele lucrări este suficient să știi ziua și durata. Pentru altele, cum ar fi o diagnoză scurtă sau o predare de mașină, poți completa și „Ora programării”. Ora apare pe card și în programul zilnic, dar calendarul rămâne un panou al zilei, nu o grilă cu intervale fixe.

Pe telefon vezi câte două zile odată, iar formularul ocupă ecranul ca să poți scrie fără să mărești pagina. Dacă folosești des telefonul în atelier, poți și instala la-moldo.ro pe ecranul principal.

Cum corectezi sau muți o programare

Apasă pe o lucrare din calendar ca să o redeschizi. Poți schimba descrierea, durata, data, ora sau celelalte detalii și apoi o salvezi din nou. Pe desktop poți muta lucrarea și prin tragere în altă zi.

O lucrare nu poate fi mutată în trecut. Dacă mutarea ar depăși capacitatea noii zile, aplicația îți cere confirmarea înainte să continue. Avertizarea nu repară programul în locul tău; îți dă răgazul să verifici dacă durata este corectă sau dacă o altă lucrare trebuie mutată.

Descarcă programul zilei pentru atelier

Butonul cu imprimantă din antetul unei zile descarcă un PDF A4 cu programul acelei zile. Pentru fiecare lucrare apar, dacă le-ai completat: ora, durata, mașina, numărul de înmatriculare, kilometrajul, mecanicul, tipul și descrierea lucrării.

Numele și telefonul clientului nu apar în acest PDF. Îl poți tipări pentru atelier sau îl poți ține deschis pe un ecran fără să expui datele de contact ale clienților.

De la lucrare terminată la Deviz Service

Când ai terminat lucrarea, deschide programarea și alege „Finalizează”, apoi confirmă „Marchează ca finalizată”. Dacă ai și o aplicație Deviz Service alocată, apare acțiunea „Generează deviz”.

Tot după finalizare poți alege „Reprogramează”: pornești o programare nouă cu datele mașinii și descrierea deja completate.

Noul Deviz pornește cu datele pe care aplicația le poate prelua din programare. Verifică tot ce a fost transferat și completează piesele, manopera și valorile reale înainte de salvare. Ghidul Deviz Service pentru un service auto mic îți arată întregul proces până la PDF și istoric.

Probleme frecvente și ce verifici

• Lucrarea apare în Agenda, nu în calendar: verifică dacă ai ales o dată și ai apăsat „Programează”, nu doar „Salvează în agendă”.
• O zi de lucru nu apare: în Orar programări, o zi cu 0 ore este tratată ca zi nelucrătoare.
• Capacitatea pare greșită: verifică durata fiecărei lucrări și numărul de ore configurat pentru ziua respectivă.
• Nu poți muta lucrarea: programările nu pot fi trase într-o zi din trecut.
• Nu apare „Generează deviz”: lucrarea trebuie să fie finalizată, iar în cont trebuie să ai alocată o aplicație Deviz Service.
• Ai două lucrări la aceeași oră: calendarul urmărește capacitatea totală a zilei; ora exactă rămâne o informație pe care o verifici tu.